1. žádost od nájemce – Žádost o povolení podnájmu
2. písemné prohlášení budoucího podnájemce – Prohlášení budoucího podnájemce
3. písemné prohlášení nájemce – Prohlášení nájemce
Po udělení povolení pak ještě do 7 dnů
4. kontaktní údaje všech podnájemců
Povolení podnájmu se uděluje maximálně pro dobu jednoho roku. Před uplynutím této doby (nejlépe dva měsíce předem) je třeba o povolení opět zažádat.
Povolení podnájmu je se řídí zněním nových stanov, kde se ve článku 44. odstavci 5. uvádí:
(5) Družstevní byt nebo jeho část může nájemce přenechat jinému do podnájmu jedině s předchozím písemným souhlasem představenstva družstva. Souhlas se uděluje vždy nejdéle na dobu 1 (jednoho) roku ve vztahu ke konkrétní osobě podnájemce, s tím, že může být po uplynutí této doby znovu udělen vždy opět na dobu nejdéle 1 (jednoho) roku.
Nájemce je povinen k žádosti o udělení souhlasu k podnájmu přiložit:
- písemné prohlášení budoucího podnájemce, že byl se všemi předpisy družstva týkajícími se užívání družstevního bytu, včetně ustanovení stanov družstva upravujících tyto záležitosti a včetně domovního řádu, seznámen a že se zavazuje, společně s dalšími podnájemci, po dobu podnájmu ustanovení výše zmíněných předpisů dodržovat. Písemné prohlášení musí obsahovat jmenný seznam všech podnájemců.
- písemné prohlášení nájemce, že pro případ nedodržování ustanovení výše zmíněných předpisů podnájemci bude v podnájemní smlouvě dohodnuta výpovědní lhůta 30 (třiceti) dnů ode dne doručení výpovědi podnájemci.
Bez předložení uvedených prohlášení nemůže být souhlas družstva s podnájmem vydán. Představenstvo je povinno rozhodnutí vydat do 14 (čtrnácti) dnů od obdržení písemné žádosti. Pokud se představenstvo družstva rozhodne souhlas s podnájmem neudělit, musí být součástí rozhodnutí konkrétní zdůvodnění zamítavého stanoviska. Bez konkrétního zdůvodnění je zamítavé stanovisko představenstva družstva neúčinné.
V případě nesouhlasu nájemce se zdůvodněním zamítavého stanoviska představenstva družstva se může nájemce odvolat k členské schůzi. Po udělení souhlasu s podnájmem je povinen nájemce sdělit představenstvu do 7 (sedmi) dnů od uzavření podnájemní smlouvy kontaktní údaje všech podnájemců v rozsahu :
jméno, příjmení, datum narození, adresu trvalého bydliště, číslo občanského průkazu nebo číslo cestovního pasu a stát, který jej vydal, kontaktní telefon, email, případně datovou schránku. Pokud nájemce nedodá včas kontaktní údaje podnájemců, má bytové družstvo právo zrušit souhlas s podnájmem a nájemce je povinen podnájem ukončit, jinak by to bylo považováno za porušení členských povinností spojených s nájmem družstevního bytu.